Conseils utiles

Convertir des fichiers Microsoft Excel en Word

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Tous les utilisateurs de la suite Microsoft Office savent que les programmes de base Word et Excel diffèrent assez fortement et qu’il est impossible d’ouvrir directement des documents créés dans un programme avec un autre, car Word est plutôt un éditeur de test bien qu’il puisse fonctionner avec d’autres types de données. , et Excel est conçu pour fonctionner avec des tableaux et des calculs. Néanmoins, la question de savoir comment convertir le document Word en Excel ou inversement est résolue en utilisant des fonctions spéciales d'importation de données. Considérez les deux options. Ayant un algorithme d'actions, ce problème n'est pas difficile à résoudre.

La technique la plus simple

Pour commencer, considérons l'option la plus simple que la communauté en ligne appelle «copier / coller» (la combinaison des termes anglais copier / coller ou, plus simplement, «copier» - «coller»).

Bien entendu, la question de savoir comment convertir le fichier Word en Excel peut être résolue de manière aussi primitive. Cependant, vous devez clairement comprendre que dans cette option, il n’existe que la copie de données texte pouvant être insérée à partir de Word dans une seule cellule Excel. Si vous souhaitez mettre du texte dans des cellules différentes, vous devez copier le texte en fragments.

Vous pouvez également insérer des données Excel dans Word à l'aide de cette méthode. Toutefois, elles seront présentées sous la forme d'un tableau et les données de la feuille de calcul Excel risquent de ne pas toujours tenir sur la page Word. Par conséquent, cette technique est souvent inacceptable.

Copier le contenu

L'un des moyens les plus simples de convertir le contenu d'un fichier Excel en Word consiste à simplement le copier-coller.

Tout d’abord, ouvrez le fichier dans Microsoft Excel et sélectionnez le contenu que nous souhaitons transférer vers Word. Cliquez ensuite avec le bouton droit de la souris sur ce contenu pour appeler le menu contextuel, puis cliquez sur l’inscription «Copier». Vous pouvez également cliquer sur le bouton du ruban portant exactement le même nom ou taper le raccourci clavier Ctrl + C.

Après cela, nous démarrons le programme Microsoft Word. Nous cliquons sur la feuille avec le bouton droit de la souris et, dans le menu qui apparaît, dans les options d'insertion, sélectionnez l'option «Enregistrer la mise en forme conditionnelle».

Il existe d'autres options d'insertion. Par exemple, vous pouvez cliquer sur le bouton "Coller" situé au début du ruban Microsoft Word. Vous pouvez également saisir sur le clavier le choix du raccourci clavier Ctrl + V ou Maj + Ins.

Après cela, les données seront insérées.

L'inconvénient de cette méthode est que la conversion n'est pas toujours effectuée correctement, notamment en présence de formules. De plus, les données de la feuille de calcul Excel ne doivent pas dépasser la page Word, sinon elles ne rentreront tout simplement pas.

Nous travaillons avec des tables

Comment convertir le tableau Word en Excel? Il y a plusieurs options ici. À partir d'un éditeur de test Word, l'exportation de données vers Excel est beaucoup plus simple que l'inverse.

Dans le cas le plus simple, il vous suffit de sélectionner le tableau Word, de copier les données dans le Presse-papiers et de les coller dans Excel. Toutes les informations seront automatiquement distribuées dans des cellules, comme dans la structure précédente. Mais ici, l'utilisateur attend une mauvaise surprise. Par exemple, il y a deux cellules avec des données différentes, qui devraient correspondre à la description générale. Dans le tableau Word, afin de ne pas saisir une valeur deux fois, les cellules sont combinées. Mais une fois collés dans Excel, ils seront automatiquement cassés, de sorte que la description ne correspondra qu’à une valeur initiale. Pour éviter cela, dans les options de collage d'Excel, vous devez utiliser la section des formats des cellules finales tout en préservant le formatage original.

Conversion à l'aide de programmes spéciaux

Il existe également la possibilité de convertir des fichiers du format Excel au format Word, en utilisant des programmes spéciaux pour la conversion. Dans ce cas, il n'est pas nécessaire d'ouvrir Microsoft Excel ou Microsoft Word.

L'un des programmes les plus connus pour la conversion de documents d'Excel en Word est l'application Abex Excel to Word Converter. Ce programme conserve entièrement le formatage des données d'origine et la structure des tableaux lors de la conversion. Il prend également en charge la conversion par lots. Le seul inconvénient de l’utilisation de ce programme pour un utilisateur national est qu’il dispose d’une interface en anglais sans russification. Cependant, les fonctionnalités de cette application sont très simples et intuitives, de sorte que même un utilisateur ayant une connaissance minimale de la langue anglaise la comprendra sans aucun problème. Pour les utilisateurs qui ne connaissent pas du tout cette langue, nous expliquerons en détail ci-dessous ce qu'il faut faire.

Nous commençons donc le programme Abex Excel to Word Converter. Cliquez sur le bouton le plus à gauche de la barre d'outils "Ajouter des fichiers" ("Ajouter des fichiers").

Une fenêtre s'ouvre dans laquelle vous devez sélectionner le fichier Excel que nous allons convertir. Sélectionnez le fichier et cliquez sur le bouton "Ouvrir". Si nécessaire, vous pouvez ainsi ajouter plusieurs fichiers à la fois.

Ensuite, au bas de la fenêtre du programme Convertisseur Abex Excel en Word, sélectionnez l’un des quatre formats de conversion du fichier. Ce sont les formats:

Ensuite, dans le groupe de paramètres «Paramètres de sortie», vous devez définir dans quel répertoire le fichier converti sera enregistré. Lorsque le commutateur est réglé sur la position "Enregistrer le (s) fichier (s) cible (s) dans le dossier source", l'enregistrement est effectué dans le même répertoire que celui où se trouve le fichier source.

Si vous souhaitez définir un autre emplacement de sauvegarde, vous devez régler le commutateur sur la position "Personnaliser". Par défaut, au même moment, l’enregistrement sera effectué dans le dossier «Output», situé dans le répertoire racine du lecteur C.

Si vous souhaitez choisir votre propre emplacement de stockage de fichiers, cliquez sur le bouton avec l'image des points de suspension, situé à droite du champ indiquant l'adresse du répertoire.

Après cela, une fenêtre s'ouvre dans laquelle vous devez spécifier le dossier sur le disque dur ou le support amovible souhaité. Une fois le répertoire spécifié, cliquez sur le bouton "OK".

Si vous souhaitez spécifier des paramètres de conversion plus précis, cliquez sur le bouton “Options” de la barre d’outils. Mais, dans la grande majorité des cas, les paramètres mentionnés ci-dessus sont suffisants.

Une fois tous les réglages terminés, cliquez sur le bouton “Convertir” situé dans la barre d’outils à droite du bouton “Options”.

La procédure de conversion de fichier est en cours. Une fois terminé, vous pouvez ouvrir un fichier terminé dans le programme Microsoft Word du répertoire que vous avez spécifié précédemment et l'utiliser avec ce programme.

Importer des données Excel dans Word

Voyons maintenant comment convertir Excel en Word. La technique d'insertion habituelle, telle que déjà comprise, n'est pas bonne.

La technologie suivante est appliquée ici. Nous copions les données dans Excel, puis dans Word du menu Fichier, nous utilisons la commande Coller et sélectionnons la liaison en utilisant les styles finaux pour Word 2010 ou une pâte spéciale pour Word 2007, suivie de la liaison. Dans la méthode de liaison, sélectionnez la feuille Excel et cliquez sur le bouton "OK".

Une autre technique permettant de résoudre le problème de conversion d’Excel en Word consiste à utiliser la commande de conversion en texte avec la méthode de formatage dans l’éditeur de feuille de calcul (utilisez pour cela le tabulateur pour créer une seule section, séparation de paragraphe, etc.). Une fois que cela est fait, la copie est effectuée à l'aide d'un collage spécial dans Word.

Conclusion

Comme on peut le voir de ce qui précède, le processus même de conversion de documents d’une application au format d’une autre n’est pas particulièrement difficile. En conclusion, il convient de noter que nous n’avons pas considéré ici les méthodes permettant, par exemple, l’importation de données tabulaires dans un éditeur de texte, lorsqu’un tableau Excel est initialement inséré en tant qu’objet graphique. Avec cette formulation de la question, le tableau inséré ne sera pas éditable et il ne fonctionnera pas avec de telles données. Cela n'a de sens que dans les cas où un changement d'information n'est pas prévu initialement. Cependant, la méthodologie de transfert d'un type de données à un autre à l'aide des outils les plus simples décrits ci-dessus convient à tout utilisateur. Oui, et ne croyez pas ceux qui disent que ce type de conversion peut être fait en utilisant des convertisseurs. Il n'y a pas de tels programmes dans la nature. Et s'ils existent, ils sont très primitifs, à partir desquels le résultat souhaité ne peut être atteint.

Conversion par le biais de services en ligne

Si vous ne souhaitez pas installer le logiciel spécifiquement pour convertir des fichiers Excel en Word, vous avez la possibilité d'utiliser des services en ligne conçus à ces fins.

Le principe de fonctionnement de tous les convertisseurs en ligne est approximativement le même. Nous le décrivons à l'aide de l'exemple de service CoolUtils.

Tout d'abord, après avoir accédé à ce site à l'aide d'un navigateur, nous passons à la section "Convertisseur Total Excel". Dans cette section, vous pouvez convertir des fichiers Excel en différents formats: PDF, HTML, JPEG, TXT, TIFF, ainsi que DOC, c'est-à-dire le format Word.

Après vous être déplacé dans la section souhaitée, dans le bloc "Télécharger le fichier", cliquez sur le bouton "Parcourir".

Une fenêtre s'ouvre dans laquelle vous devez sélectionner le fichier au format Excel pour la conversion. Une fois le choix effectué, cliquez sur le bouton «Ouvrir».

Ensuite, sur la page de conversion de la section "Options de configuration", spécifiez le format dans lequel vous souhaitez convertir le fichier. Dans notre cas, le format doc.

Maintenant, dans la section "Obtenir le fichier", il reste à cliquer sur le bouton "Télécharger le fichier converti".

Le fichier sera téléchargé à l'aide de l'outil de téléchargement standard installé dans votre navigateur. Après cela, le fichier fini au format doc peut être ouvert et édité dans Microsoft Word.

Comme vous pouvez le constater, plusieurs options permettent de convertir des données du format Excel au format Word. Le premier concerne le simple transfert de données d'un programme à un autre par copie. Les deux autres sont des fichiers à part entière convertis à l'aide d'un programme de conversion tiers ou d'un service en ligne.

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Feuille de calcul Microsoft Excel (97-2003)

Le format XLS est utilisé pour décrire les documents de programme Microsoft Excel. Ce fichier est un tableur. Toutes les données du document sont distribuées dans des cellules et stockées dans celles-ci. Chaque cellule a une adresse unique, indiquée par des lettres et des chiffres arabes. Une cellule peut contenir des données immuables et des données sous la forme de formules liant plusieurs cellules.

Regarde la vidéo: Comment insérer un tableau excel dans word 2016 (Mai 2020).

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